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Warum XRechnung?
Mit der XRechnung soll die Digitalisierung des Rechnungswesens (E-Invoicing) vorangetrieben werden. Durch die elektronische Rechnung im XML-Format soll ein einheitlicher IT-Standard entstehen, so wird die durchgängige digitale Bearbeitung von Zahlungsverkehr möglich. Von der elektronischen Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Beiträge gibt es dann dank der XRechnung keine Medienbrüche mehr, das senkt die Gefahr von Übertragungsfehlern. Die elektronische Rechnungserstellung für den öffentlichen Sektor gilt deswegen als Vorstufe zu einer allgemeinen Umstellung auf elektronische Rechnungen im XML-Standard auch in der freien Wirtschaft. Seit November 2021 ist die Erstellung einer XRechnung bei Aufträgen für die öffentliche Hand, Behörden und Kommunen bei einer Auftragssumme über 1000 Euro verpflichtend.
Woraus besteht die XRechnung?
Die Elemente einer elektronischen Rechnung mit XML-Format, also der XRechnung, sind dabei größtenteils dieselben, wie bei einer herkömmlichen Rechnung auch. Sie werden nur anders aufbereitet. Die XRechnung folgt einer bestimmten Struktur und wird im Datenformat xml dargestellt, sie ist also „codiert.“ Sie können eine XRechnung deswegen nicht einfach mit word oder als PDF auslesen, sondern brauchen eine spezielle Software um eine XRechnung zu erstellen und zu visualisieren. Erst dann sehen Sie die Information, die die XRechnung enthält: Ihre Daten als Rechnungssteller*in, die Daten des Rechnungsempfängers, die Rechnungssumme, die Ausweisung der Umsatzsteuer, Lieferantennummer, Zahlungsbedingungen, Email und die eigene Bankverbindung. Eine Besonderheit der XRechnung ist die Leitweg-ID, die bei den Daten des Rechnungsempfängers immer mit angegeben werden muss. Rechnungsempfänger mit Leitweg-ID sind Bund und Länder, kurz gesagt die öffentliche Hand. Mehr zu Leitweg-ID und zur XRechnung insgesamt lesen Sie hier.
Ein Beispiel aus der Praxis
Der Familienbetrieb Theodor Herbert arbeitet erstmals im Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers. Er hat für sein Gewerk den Auftrag für die Erweiterung eines Bürogebäudes erhalten. Voraussetzung für die Auftragsabwicklung ist, dass die Firma Herbert die Aufmaße zusammen mit einer elektronischen Rechnung im Datenformat XRechnung einreicht. Die Leitweg-ID des AG hat er zeitgleich mit dem Auftrag erhalten. Da der Auftraggeber in Sachsen-Anhalt liegt beginnt die Leitweg-ID mit einer 15. Er soll die digitale Rechnung über ein Rechnungseingangsportal übermitteln. Seine XRechnung erstellt er mit einer Software, die er sich extra für diesen Auftrag angeschafft hat. Damit er im Vorfeld, das für das menschliche Auge kryptische XML-Format der XRechnung prüfen und die Rechnung auch vorher nochmals anzeigen kann, nutzt er den kostenlosen Service von RIB. Er überlegt nun, seine Software ganz umzustellen, um sich seine Arbeit so zu erleichtern und nimmt mit dem RIB-Vertrieb Kontakt auf.
XRechnung in der iTWO-Welt
Wir von RIB denken die XRechnung bei unseren Softwarelösungen natürlich mit. Sie müssen Aufmaße machen, Leistungen dokumentieren und in Rechnung stellen? Oder Sie geben Ihr Angebot für eine Ausschreibung über die zentrale e-Vergabe ab und benötigen schon hier Daten im XML-Format? Bei den Produkten der RIB ist die Erstellung der XRechnung integriert. Sobald Sie die ersten Daten eines Projektes eingepflegt sind, kann iTWO die Rechnungsstellung im XML-Format nach der europäischen Richtlinie EN 16931 übernehmen. iTWO tender ist die zentrale Auftragsplattform im Internet. Hier finden Bewerber*innen bundesweit Ausschreibungen zu Bau-, Liefer- und Dienstleistungen von öffentlichen und privaten Auftraggebern. Mit iTWO tender können Sie sich schnell und einfach auf Ausschreibungen bewerben, diese direkt laden und elektronisch Ihr Angebot mit dem Bieterclient ava-sign abgeben. Finden Sie öffentliche Ausschreibungen über unsere e-Vergabe oder iTWO Produkte für Mengen- und Kostenkalkulation und die Baustelle und kommen Sie mit uns über Ihre Bedürfnisse ins Gespräch.